Declaração de privacidade da força de trabalho da Stepan Company

Esta Declaração de privacidade da força de trabalho (“Declaração da força de trabalho”) define como a Stepan Company (“Stepan”, “nós” ou “nos”) coleta, usa, divulga e protege as informações pessoais sobre nossa força de trabalho, incluindo colaboradores, contratados e candidatos a emprego que residem em certas jurisdições, ou seja, na Califórnia (“Força de trabalho”). Esta Política complementa nossa Declaração de Privacidade geral, mas não se aplica aos clientes da Stepan.

Temos o compromisso de proteger a privacidade da nossa força de trabalho. Da mesma forma, usaremos qualquer informação pessoal da força de trabalho de acordo com esta Declaração da força de trabalho. No entanto, esta Declaração da força de trabalho não protege as informações que você publica em áreas públicas ou sites de terceiros, exceto conforme estabelecido neste documento. Esta Declaração da força de trabalho não impõe deveres a nós não impostos por leis estaduais, federais ou outras leis aplicáveis.

Podemos alterar esta Declaração da força de trabalho periodicamente atualizando esta página. Você deve verificar de tempos em tempos para garantir que continua concordando com os termos contidos nesta Declaração da força de trabalho.

Quaisquer dúvidas sobre esta Declaração da força de trabalho devem ser encaminhadas para  dataprivacy@stepan.com, ou pelo correio para:

Stepan Company.
A/C: Privacidade
22 West Frontage Road

Sobre as informações que coletamos

Coletamos, armazenamos e usamos vários tipos de informações pessoais sobre nossa força de trabalho e candidatos, além das informações pessoais descritas em nossa Declaração de Privacidade. Coletamos essas informações por meio de nossos processos de candidatura, recrutamento, emprego ou contratação, diretamente de você ou (quando aplicável) de outra pessoa ou entidade, como uma agência de emprego ou empresa de consultoria, site de recrutamento ou rede profissional, ou outro representante, provedor de verificação de antecedentes ou de outros que fornecem referências para candidatos potenciais. Coletaremos informações pessoais adicionais durante todo o seu vínculo empregatício.

O tipo e a quantidade de informações que podemos ter sobre você depende da sua função conosco ou da posição para a qual você está se candidatando.

• Informações biográficas: como nome, apelidos, data e local de nascimento, gênero e identidade de gênero, e os nomes e datas de nascimento de seus dependentes.
• Informações de contato: como endereços residenciais e comerciais, números de telefone e endereços de e-mail, inclusive sobre seus beneficiários ou contatos de emergência.
• Informações financeiras: como histórico de salários e remunerações, detalhes de conta bancária, se necessário, para depósito direto, número de CPF, registros da folha de pagamento, identificador fiscal e informações fiscais.
• Informações sobre viagens de negócios e despesas: como número de viajante conhecido da TSA, informações do passaporte e uso do cartão de crédito corporativo.
• Informações sobre candidatura, recrutamento, nova contratação ou outras informações de contratação: como formulários de candidatura e informações incluídas em um currículo; cópias de documentos de identidade e imigração/autorização de trabalho; cidadania e status de residência; resultados e referências de triagem de antecedentes.
• Informações históricas de carreira/educação (internas e externas): como cargo, organogramas, datas de início e término, local de trabalho, informações de avaliação e desempenho, detalhes das habilidades, qualificações, experiência e preferências (por exemplo, mobilidade), cartões de ponto, registros de folga, registros de treinamento, informações disciplinares e de queixas, registros de RH, detalhes da rescisão, atividades voluntárias, associações profissionais, histórico educacional (faculdade, escolas vocacionais, escolas de ensino médio etc.), transcrições.
• Informações sobre atividades na Internet, rede eletrônica e dispositivos e identificadores relacionados: como informações sobre o uso de nossas informações, comunicação e sistemas de colaboração, incluindo IDs de usuário, senhas, endereços IP e trilhas de auditoria de acesso ao sistema.
• Informações do sistema de segurança física: como filmagem da câmera de segurança e registros de entrada do passe de segurança.
• Fotografias: fornecidas por você ou usadas para fins de trabalho.
• Características de classificação protegidas: raça, nacionalidade, cidadania, estado civil, condição médica, deficiência física ou mental, gravidez ou parto e condições médicas relacionadas, orientação sexual, status de veterano ou militar.

Uso de informações pessoais

Usamos as informações pessoais da força de trabalho para muitos fins, incluindo:

• Planejamento, recrutamento e contratação da força de trabalho: incluindo planejamento e orçamento de tarefas, publicidade de emprego, entrevistas, verificação de antecedentes, conforme permitido por lei, e seleção e contratação de indivíduos para fazer parte da nossa equipe.
• Gerenciamento e administração da força de trabalho: incluindo processamento de folha de pagamento, controle de horas, administração de treinamento, remuneração e benefícios, planejamento de sucessão, tratamento de reclamações, queixas e procedimentos disciplinares e gestão de desempenho.
• Desempenho das operações de negócios: incluindo fornecer, gerenciar, apoiar e melhorar sistemas e processos de informação e comunicação, manter contas e diretórios internos, administração de dados, gerenciamento de crises, organizar viagens de negócios, processar reivindicações de despesas; e gerenciamento geral do local de trabalho.
• Conformidade jurídica e regulatória: cumprir qualquer lei estadual ou federal, regulatório, e obrigações fiscais, como impostos, obrigações de seguridade social e relatórios jurídicos, via e status de imigração, reportando a agências governamentais, lidar com litígios e outros processos e reivindicações, responder e cooperar com solicitações e investigações jurídicas ou regulatórias, participar de atividades de diligência devida para a venda, compra, ou reorganização de nossos negócios ou de uma parte deles, investigar e prevenir fraudes e outras atividades ilegais, garantir a conformidade com as políticas, diretrizes e contratos.
• Comunicações com nossa força de trabalho: inclusive sobre atualizações e outras alterações.
• Gerenciamento de segurança: Para ajudar a manter a segurança e a integridade de nossa rede, sistemas, ativos de tecnologia, negócios, instalações, clientes e outros membros de nossa força de trabalho.
• Questões relacionadas e/ou incidentais aos itens acima: incluindo análise de dados e relatórios de gerenciamento.
• Conforme descrito a você ao coletar suas informações pessoais ou conforme permitido pela lei aplicável.

Algumas das informações que coletamos podem ser consideradas “informações pessoais confidenciais”de acordo com a lei aplicável. Usamos informações pessoais confidenciais das seguintes maneiras:

• Podemos usar informações relacionadas a condições médicas e deficiências ou licenças para cumprir (ou exercer direitos sob) o emprego e outras obrigações jurídicas ou contratuais, para planejamento e administração da força de trabalho e preparação de análises e relatórios.
• Podemos usar informações sobre sua saúde física ou mental ou status de deficiência para ajudar a proteger a saúde e a segurança de nossa força de trabalho e local de trabalho, para avaliar sua adequação ao trabalho, para fornecer acomodações razoáveis no local de trabalho e para monitorar e gerenciar a ausência para cumprir (ou exercer direitos sob) o emprego e outras obrigações jurídicas ou contratuais, e (se necessário) para proteger seus interesses vitais ou de outros.
• Poderemos usar as informações que possamos vir a coletar sobre seus dados demográficos para garantir oportunidades iguais significativas e monitoramento e relatórios de diversidade e inclusão, e para cumprir (ou exercer direitos sob) o emprego e outros requisitos jurídicos.
• Usaremos seu número de CPF para fins fiscais, de folha de pagamento e de benefícios. 

Não coletaremos categorias adicionais de informações pessoais nem usaremos as informações pessoais que coletamos para fins materialmente diferentes, não relacionados ou incompatíveis sem avisar você.

Compartilhamento de informações pessoais

Podemos divulgar suas informações pessoais aos seguintes prestadores de serviços terceirizados:

• Fornecedores de remuneração e benefícios,
• Prestadores de serviços de folha de pagamento,
• Consultores fiscais e outros consultores profissionais,
• Prestadores de serviços de tecnologia,
• Emissores de cartões corporativos,
• Provedores de gerenciamento de viagens e despesas,
• Fornecedores de transporte e segurança,
• Fornecedores de gerenciamento e administração de RH,
• Agências de recrutamento e agências de emprego temporário,
• Provedores de verificação de antecedentes,
• Agências de relatórios ao consumidor e/ou fornecedores de verificação de antecedentes, e
• Auditores, advogados e outros prestadores de serviços profissionais.

Caso contrário, podemos divulgar informações pessoais da força de trabalho:

• Se e quando exigido por lei, regulamento ou ordem judicial;
• Em resposta a uma solicitação de assistência por uma agência de aplicação da lei;
• Buscar aconselhamento jurídico de advogados externos ou em conexão com litígios;
• Em conexão com a venda, compra ou fusão de um negócio ou o estabelecimento de uma joint venture;
• Fornecer a outra entidade (como uma contraparte ou cliente comercial potencial ou existente) um meio de entrar em contato com você no curso normal dos negócios, por exemplo, fornecendo seus detalhes de contato, como seu número de telefone e endereço de e-mail.

Seus direitos e escolhas

A CCPA fornece aos consumidores residentes da Califórnia direitos específicos sobre suas informações pessoais. Outras jurisdições também podem fornecer direitos semelhantes. Consulte nossa Declaração de Privacidade para obter informações adicionais sobre seu direito de saber, excluir, corrigir, cancelar, receber aviso e direitos à portabilidade de dados.

Segurança de dados

Embora nenhum método de transmissão de dados seja garantido contra interceptação ilegal de terceiros ou outro uso indevido (por exemplo, e-mails enviados para ou de nosso Site podem não ser seguros), a Stepan emprega esforços administrativos, técnicos e físicos comercialmente razoáveis para garantir a proteção de suas informações pessoais contra acesso, divulgação, alteração e destruição não autorizados.

Retenção de dados

Manteremos suas informações pessoais pelo tempo que for necessário para cumprir os objetivos para os quais as coletamos, inclusive com o objetivo de atender aos requisitos jurídicos, contábeis e de relatórios.  Para determinar o período de retenção apropriado para as informações pessoais da força de trabalho, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade das informações, o risco potencial de dano devido ao uso ou à divulgação não autorizada das informações pessoais, os objetivos para os quais processamos as informações pessoais e se podemos alcançar esses objetivos de outras maneiras, os requisitos jurídicos aplicáveis e nossos objetivos internos razoáveis.  Por exemplo, manteremos certas informações sobre ex-colaboradores (por exemplo, nome, cargo, local de trabalho, hierarquia organizacional, datas de emprego) pelo tempo necessário para nossos fins internos razoáveis de manter essas informações como parte de nosso histórico organizacional e confirmar os fatos de seu emprego conosco.